C'è chi si lamenta che di riunioni se ne fa un vero abuso....
LONDRA - Sono il sale del lavoro quotidiano, l'attività che dovrebbe risolvere ogni problema, ma spesso finisce soltanto per crearne dei nuovi e fare perdere tempo a tutti. (...)
Nelle librerie del Regno Unito sono arrivati almeno una mezza dozzina di libri e manuali che spiegano come fare, o meglio come non fare più, le riunioni di lavoro, con titoti come "How to make meetings work" (...)
Attraverso i pareri di manuali ed esperti, il Guardian compone una specie di decalogo di come organizzare una riunione, se proprio non se ne può fare a meno.
Eccolo: 1) Verificare che non ci sia un'alternativa migliore . Se la risposta alla domanda, perché ci riuniamo, è "perché ci riuniamo tutti i lunedì mattina", non riunirsi più. 2) Avere un'agenda per la riunione e condividerla con i partecipanti prima che la riunione cominci. Mandare a tutti una lista degli argomenti da discutere, con l'ordine in cui saranno discussi e quello che si spera di ottenere dalla discussione. 3) Tenere il numero dei partecipanti il più basso possibile. Una riunione può servire a qualcosa se vi partecipano sei persone. Al massimo, dieci persone. 4) Avere uno "scriba" che prende nota delle cose dette alla riunione, poi le riassume in un memorandum e le manda ai partecipanti. 5) Evitare il sistema di interventi tipo "tavola rotonda", in cui, sui dieci presenti, uno alla volta tutti prendono la parola per riferire quello che stanno facendo. Significa che, in ogni momento della riunione, almeno nove partecipanti non hanno niente da fare. 6) Cominciare la riunione in orario e finirla all'ora prefissata. 7) A meno di clamorose emergenze, non farla mai durare, al massimo, più di un'ora. 8) Evitare le distrazioni, dunque telefonini e blackberries spenti, vietare a chi è seduto davanti a un computer di controllare ogni due minuti le email. 9) Non sedersi sempre agli stessi posti: cambiare sedia e posizione contribuisce a mantenere un po' più viva l'attenzione. 10) Concentrarsi su quello che viene detto. Sembra un suggerimento banale, ma la tentazione di pensare ad altro è irresistibile. E, se proprio uno non riesce a fare attenzione, usare il tempo della riunione per fare meditazione trascendentale. Almeno ne uscirà più fresco, riposato e pronto a lavorare meglio. Almeno la riunione non sarà stata uno spreco totale.
© repubblica.it (27/04/2010)
...mentre io mi lamento esattamente del contrario.
Oggi per lavoro sono stata fuori dalla mia città e quando è stato il momento di congedarmi dalle persone con cui mi sono incontrata, mi è stato offerto il caffè in uno di quei "break point" aziendali che spesso sono oggetto di studi compositivo-psico-cromo-design-architettonici. Alla fine sono punti in cui è piacevole stare proprio perchè si sta facendo la pausa e, in tutta onestà, credo che siano spesso risorse sprecate quelle per decidere colorini, finiturine, sedioline, tappetini, bachechine per renderli confortevoli... (ma sappiate che lo negherei spudoratamente davanti a qualunque cliente me ne commissionasse uno da progettare!!). Se sei in un ambiente luminoso e arioso, se stai facendo la pausa da un lavoro che mediamente ti piace e soddisfa, se puoi scambiare chiacchiere e opinioni con un paio di colleghi che sanno intavolare un discorso che esuli dalla nenia di lamentela sul lavoro, bè, non c'è concept di interior design che tenga. L'ambiente lo fanno le persone, questo l'ho sempre sostenuto.
Ho lavorato in posti molto belli e lussuosi, così come in uffici pieni di disordine e scartoffie, ma mai come ora mi rendo conto che nel luogo in cui, ahimè, si passa la maggior parte della giornata c'è bisogno di respirare l'aria giusta.
E si respira meglio per lo più grazie alla comunicazione interna. Che ora a me manca. Non so cosa fa il mio vicino di scrivania, ignoro la vision "aziendale", mi ritrovo sullo stesso progetto con un collega dopo quindici giorni che entrambi ci stiamo lavorando in parallelo....
Magari il problema fosse seguire il decalogo della riunione perfetta!
Sempre oggi, nell'open space che ho attraversato per andare a prendere il caffè, ho respirato un'aria diversa da questa, fatta di volti sorridenti, di gente straniera che parlava diverse lingue, di sguardi concentrati.
Forse faranno anche tante riunioni inutili, però si guardano in faccia e seguono una strada già tracciata da qualcuno e che non devono indovinare giorno per giorno....
(Qui a sinistra la lounge dell'aeroporto.
..da queste parti amano tanto il minimal design..)
Ora mi trovo in aeroporto. Che dire, sono circondata da pakistani e musulmani e nordeuropei che si sono loggati come me as traveller-users di questo free internet point, chi per leggere cose vagamente serie, chi per aggiornare facebook. Tendenzialmente chi lavora sta usando il proprio laptop, che io invece non ho.
Questo breve viaggio di lavoro mi e' piaciuto piu' di quanto mi apettassi, soprattutto per le persone che erano insieme a me e per quelle che abbiamo incontrato qui (be', non proprio tutte..). Con le persone giuste si lavora bene, concentrati, non appesantiti, focused, tanto per riassumerla con un termine inglese.
Sarebbe bello poter collaborare sempre con questa tipologia di colleghi e clienti.
Sarebbe bello essere sempre entusiasti se non di quello che si sta facendo, quanto meno del modo in cui lo si affronta...
Ora scappo, ho l'imbarco tra poco.
Italy, I'm coming back...
Stay tuned...
Ebbene si, mi trovo nella capitale degli Emirati Arabi Uniti, Abu Dhabi.
Quando su questo blog (il 20/04/2009) ho recensito l'intervista del giornalista Walter Siti sul suo ultimo libro "Il canto del diavolo", non avrei mai immaginato che, dopo cosi' poco tempo, avrei vissuto in prima persona le sue stesse sensazioni.
Premetto che non ho finito di leggerlo, ma le prime cinquanta pagine combaciano perfettamente con le mie sensazioni da quando sono uscita dall'aeroporto ieri sera.
- - piccola prefazione: scrivo dal business centre dell'hotel, dove la tastiera del pc, appoggiata su un sontuosissimo quanto scomodo ripiano in cristallo spesso una coltellata e sorretto da due finte colonne di pietra, e' mezza in arabo, quindi faccio una fatica pazzesca a trovare la punteggiatura e a correggere le digitazioni che viaggiano di default sui tasti - -
Innanzi tutto il clima: un'onda di aria secca e caldissima (qui di giorno ci aggiriamo intorno ai 42 gradi, centigradi non fahrenheit!) ti investe non appena esci da qualunque edificio climatizzato, ti avvolge, ti penetra dalle narici e si dilata in tutti i tuoi organi interni. Una vera e propria esperienza fisica. In realta' ci si abitua anche in fretta ad essere cullati da quel tepore da altoforno, non e' poi cosi male, si apprezza perfino il rivolino di sudore che, improvviso come un lampo, parte da sotto il gluteo e ti arriva dritto alla caviglia.. beh certo lo si apprezzerebbe se non si dovesse lavorare, pensare, parlare o fare qualunque cosa di cerebralmante coinvolgente, tipo dormire o prendere il sole.
Un'unica distesa di automobili - grandi, potenti, bianche e che sfrecciano velocissime - percorre i serpentoni autostradali (che in realta' sono le streets cittadine, numerate come a New York): il taxista mi ha detto che mediamente si possiedono 3-4 auto per famiglia qui. Ah, ecco perche' i pedoni non sono presi in cosiderazione! Esistono le strisce pedonali, poche e insufficienti, ma per attraversare bisogna comunque buttarsi di corsa sperando nella clemenza degli autisti, che, da lontano, non accelerino ma siano cosi' buoni da mantentere costante la loro velocita'.
ATTENZIONE, aggiornamento in diretta> qui sono le 19 (in Italia le 17) e sta suonando l'ora della preghiera, e' la prima volta che la sento pur essendo stata altre volte in paesi musulmani e ammetto che faccia un certo effetto. Si ferma tutto, anche il tizio addetto alla segreteria della business room si sta allontanando per andare a infrattarsi col suo tappetino. E' strano, soprattutto per chi non ha una fede come me. Ieri ho detto una cosa simile al taxista e a momenti mi scaraventa giu' dall'auto. Qui la tolleranza non e' di casa.
Ops, mi hanno appena chiamata, mi tocca fare un briefing serale, l'ora di cazzeggio e' finita... Proseguiro' gli aggiornamenti domani, spero.
salam alekum!
